Framtidsbyggaren: Teknik utan människa tappar effekt

Johan Sellin är Head of PropTech på Skandia Fastigheter – men också chef för teknik- och energiavdelningen. Med blicken fäst på framtiden arbetar han för att tekniken ska frigöra tid, minska administration och ge människor möjlighet att göra det de är bäst på: vara kreativa, samarbeta och skapa värden som en maskin inte kan.

– Jag brukar säga att rätt maskin på rätt plats ska ge människor möjlighet att göra meningsfulla arbetsuppgifter, säger Johan Sellin. Att minska administration och repetitiva arbetsuppgifter kommer att vara en arbetsmiljöfråga i framtiden. Precis som robotar förbättrat arbetsmiljön inom industrin kommer digitalisering och AI-agenter förbättra arbetsmiljön inom tjänstesektorn. Den nya tekniken kommer att frigöra tid för meningsfullare arbetsuppgifter så som fysiska möten, kreativitet och problemlösning.

För Skandia Fastigheter handlar digitalisering inte bara om nya system. Det handlar om att skapa verklig nytta i vardagen – att minska tiden det tar att leta efter information, koppla ihop system som idag lever i silos och få bort manuellt dubbelarbete. Ett konkret exempel? Felanmälningar.

– När en hyresgäst rapporterar “dålig luft” landar det som ett ärende hos oss som inte ger mer information än just ”dålig luft i rum x”. För att lösa problemet måste vi ofta gå igenom fem, sex olika system och göra platsbesök, trots att informationen egentligen redan finns digitalt. Den sitter bara inte ihop, säger Johan.

Han menar att det är ett strukturellt problem i branschen. Mycket data samlas in – men används inte effektivt. Många processer är analoga, ta bara exemplet med uthyrning av vakanta lokaler. En process som fortfarande är förvånansvärt analog – kanske för att det ofta handlar om stora belopp.  Mäklare behövs för att reda i all information och man måste nästan själv vara jurist för att veta vad man skriver på och inte. Här finns effektiviseringsmöjligheter, menar Johan Sellin.

– Vi har gjort en genomlysning av vår uthyrningsprocess och hittat över 80 förbättringsområden.

I jämförelse med hur en privatperson agerar framstår de system som fastighetsbranschen jobbar i som rätt förlegade, enligt Sellin. Han gör jämförelsen med köp av ett par sneakers.

– Innan du bestämmer dig för att köpa så googlar du kanske på typ av sko, betyg, märke, modell, storlek och färg. Sen söker du fram var du hittar ett bra pris. Men i vår värld så kan du bara få fram vilka skor som är till salu och hur stora dom är. Du kan inte se vad de kostar eller om sula och snören ingår, och inte heller vad andra tycker om produkten.

– Idag köper privatpersoner en bil för en miljon via mobilen utan att ens provköra. Varför ska fastighetsbranschen vara fast i manuell hantering när det finns digitalt stöd att få?

Effektivisering och bättre utnyttjande av lokaler, är en annan framtidstrend som får en skjuts av digitaliseringen.

– Vi jobbar på ett annat sätt idag, och vi ställer nya krav på våra gemensamma ytor. När mer och mer av det administrativa sköts av en AI-agent så kan arbetsytorna användas till annat.

Med hjälp av AI, språkmodeller och smart systemintegration ser Johan Sellin stora möjligheter till effektivisering, men också till ökad hållbarhet.
– Vi har byggt våra lokaler för en typ av arbetsdag som håller på att försvinna. När mycket av det repetitiva försvinner, öppnas tid för samtal, kreativitet och relationsbyggande. Det kräver en annan sorts plats.

Att skapa nya typer av platser innebär dock mer än teknik. Det kräver också att människorna hänger med – att de får kompetens, förståelse och systemstöd som integreras i vardagen. Annars riskerar man att tekniken springer ifrån användarna.

– All teknik har en användare. Om du inte tar med användaren uppför trappan tillsammans med tekniken, så förskjuter du effekten av din investering flera år fram i tiden och i vissa fall uteblir den helt, säger Johan.

När han blickar framåt ser han en bransch som förändras snabbt. AI-agenter som hanterar administration. Hyresgäster som gör sina första val i mobilen. Fastigheter som används smartare över dygnet – inte bara dagtid.

– Vi kommer inte nödvändigtvis behöva mindre yta, men vi behöver använda den bättre. Idag står många kontor tomma stora delar av dygnet. Det är varken hållbart ekonomiskt eller klimatmässigt.

Johan Sellin tror att branschen står inför ett paradigmskifte. En omställning som handlar lika mycket om att förstå människors behov som att implementera ny teknik.

– Jag vill att vi ska skapa miljöer som gör det lättare att vara människa. Och då måste tekniken vara där som en tyst hjälpare – inte ett hinder.

Vem vill du skicka vidare till i den här intervjustafetten?
– Hanna Björklund, Key Account Manager och hyresgästrådgivare på Castellum. Hon brinner för att skapa platser som stöttar kundernas behov idag och i framtiden. Hanna är en person som ser möjligheter där andra ser hinder och tar alltid med sig en härlig positiv energi oavsett vilka utmaningar hon än står inför.

6 nycklar till en lyckad digital transformation enligt Johan Sellin:

1. Sätt människan i centrum
   Identifiera användaren tidigt och se till att hen är delaktig i hela digitaliseringsresan.
2. Digitalisera för att förenkla – inte för att addera administration
   Tekniken ska minska arbetsbördan – inte lägga till nya steg i processen.
3. Se information och data som bränsle för innovation och bättre beslut
   Utan rätt data – ingen träffsäker utveckling eller effektivisering.
4. Jobba med ordning och reda i datakvaliteten
   AI och automation kräver korrekt, aktuell och tillgänglig data.
5. Bygg systemstöd för vardagen – inte för rapporten
   Digitala verktyg ska integreras sömlöst i det dagliga arbetet.
6. Utgå från verkliga arbetsflöden och flaskhalsar
   Kartlägg, förenkla och koppla ihop – där skapas den största nyttan.